Jak efektywnie zacząć pracę z VIB?

Często otrzymujemy pytania dotyczące tego, jak wygląda rozpoczęcie pracy z aplikacją VSoft Insurance Broker. Zastanawiacie się, ile czasu musicie przeznaczyć na skonfigurowanie wszystkich parametrów i co zrobić w pierwszej kolejności, aby pracowało się lepiej. Skoro pytacie, to my odpowiadamy. Poniżej znajdziecie propozycję tego, jak postawić pierwsze kroki w VIB. Jeśli jesteś użytkownikiem systemu sprawdź, czy każdy z punktów został wykonany przez Ciebie prawidłowo. Zapomniałeś o którymś z nich? Uzupełnij braki. Na pewno zauważysz różnice w codziennej pracy.

Krok 0

Zapoznaj się z instrukcją. Wiemy, że nikt nie lubi czytać instrukcji , jednak w instrukcji VIB znajdziesz wiele przydatnych informacji. W tym rozdziały, które opisują, jak zacząć pracę z systemem. Kolejne kroki tego zestawienia są szerzej opisane właśnie w instrukcji. Znajdziesz w niej nie tylko tekst, ale również screeny konkretnych sytuacji czy filmy. Zbiór informacji znajdziesz w systemie, na belce menu głównego, pod ikoną „?” lub pod linkiem https://broker.vsoft.pl/vib_help/

Krok 1

W menu Konfiguracja, Ustawienia kancelarii wprowadź potrzebne dane. Dodane informacje pojawią się m.in. na generowanych w systemie dokumentach. Odnajdziesz tam również dodatkowe parametry, które możesz dopasować do własnych preferencji. Oczywiście w każdej chwili możesz zmienić te parametry w trakcie pracy z systemem.

Krok 2

W menu Konfiguracja, Konfiguracja poczty wprowadź odpowiednie parametry. Wszystkie potrzebne dane znajdziesz w ustawienia swojego serwera poczty. Po wprowadzeniu parametrów zapisz je i wykonaj test połączenia. W razie problemów zawsze możesz skontaktować się z nami przez Helpdesk. Poprawne skonfigurowanie połączenia jest bardzo ważne. Pozwoli Ci na resetowanie hasła, dodawanie kolejnych użytkowników, wysyłanie zapytań ofertowych i powiadomień mailowych oraz podłączenie swojej skrzynki mailowej.

Krok 3

W menu Administracja, Struktura organizacyjna dodaj kolejnych użytkowników. Dzięki rozwijanemu drzewku możesz dodać nowych użytkowników, ale również jednostki organizacyjne czy oddziały. Dzięki temu odwzorujesz swoją strukturę w systemie. Dodając nowego użytkownika pamiętaj, aby oznaczyć jego role i uprawnienia. Po kliknięciu Zapisz na wskazany adres mailowy nowego użytkownika zostanie wysłana wiadomość z danymi dostępowymi.

Krok 4

W menu Konfiguracja uzupełnij bazy ryzyk i rozszerzeń. Słowniki te są wypełnione podstawowymi wartościami jednak na pewno będziesz chciał wprowadzić do nich swoje indywidualne zapisy wypracowane w trakcie pracy. Wykorzystasz je później rejestrując polisy, gwarancje czy budując programy ubezpieczeniowe dla swoich klientów w ramach slipów.

Krok 5

Skonfiguruj dodatkowe ustawienia dostępne w menu Konfiguracja. Jako, że VIB pozwala automatyzować procesy konieczne jest zdefiniowanie dodatkowych parametrów. Możesz ustawić:

Szablony mailowe – jeśli często wysyłasz maile podobnej treści, już nie musisz redagować ich za każdym razem od nowa. Szablony wykorzystasz podczas wysyłania nowych wiadomości.
Szablony dokumentów – VIB pozwala generować dokumenty, np. slip czy rekomendację. Są one generowane w oparciu o dostępne szablony, które możesz zmodyfikować lub utworzyć własne zupełnie od zera. Ustaw treść, szatę graficzną, układ, czego tylko potrzebujesz.
Szablony powiadomień – VIB może wysyłać powiadomienia do Twoich klientów. Jeśli chcesz, aby to robił, włącz odpowiednie szablony i zdefiniuj ich parametry oraz treść.
Rodzaje zgód – jeśli pracujesz z klientem indywidualnym z pewnością potrzebujesz jego zgód na wykonywanie różnych czynności. Treści tych zgód możesz wprowadzić w Konfiguracji, aby potem skorzystać z nich w codziennej pracy, rejestrując je w profilu konkretnego klienta.

Powyższe kroki to propozycja. Możesz wykonać je w dowolnej kolejności i zawsze możesz później wrócić do konkretnych ustawień, aby je zmodyfikować. Pamiętaj jednak, aby możliwie jak najwcześniej zestawić połączenie z serwerem poczty (Krok 2), gdyż ma to wpływ na poprawne działanie wielu innych obszarów systemu.