4 powody, dla których warto Excel zamienić na system

4 powody, dla których warto Excel zamienić na system

Podstawowym narzędziem wykorzystywanym w pracy wielu brokerów jest Excel. W naszych wpisach wspominaliśmy o tym, że właściwie gromadzone i przetwarzane dane w arkuszu pomagają zachować ład i organizować pracę, ale są też źródłem licznych problemów. W dzisiejszym artykule chcemy pokazać, dlaczego uważamy, że nie jest to rozwiązanie idealne. Dedykowane aplikacje dla brokerów i multiagencji ubezpieczeniowych to systemy, które nie służą tylko do organizacji pracy i danych o klientach. To przede wszystkim aplikacje, które automatyzują procesy.

Pierwszym powodem, dla którego zdecydowanie warto pomyśleć o systemie, jest rozwój firmy i nowi pracownicy na pokładzie. Zaczynaliście od dwóch osób w zespole i wzajemna wymiana informacji oraz arkuszy nie stanowiła problemu? A co w przypadku zespołu? Liczba kanałów komunikacji rośnie wraz z każdym kolejnym pracownikiem: jeśli mamy n osób, to kanałów komunikacji między nimi jest n*(n-1)/2. Ponadto zawsze trzeba liczyć się z sytuacjami losowymi, kiedy bezpośrednia wymiana wiedzy może nie być możliwa. Powoduje to liczne problemy nie tylko w obrębie firmy, ale również w komunikacji z klientami. Zanim uda Wam się uzyskać dostęp do właściwego arkusza i informacji na temat konkretnego klienta, na działania może być już za późno. Pamiętaj: rozwijając firmę zadbaj nie tylko o powiększenie zespołu i zwiększenie sprzedaży, ale również o zaplecze technologiczne, które pozwoli Ci prawidłowo wykonywać pracę i szybko reagować na pojawiające się trudności.

Raportowe „never ending story”. Nieodłącznym elementem pracy brokera są raporty. Prawidłowo wykonywane są prawdziwym drogowskazem dla dalszych działań. Jeśli przygotowujesz je samodzielnie, zawsze zestawienie narażone będzie na ryzyko błędu, dlatego warto skorzystać z aplikacji, które automatycznie generują raporty. Zyskasz czas i pewność, że prezentowane dane są zgodne. Jeśli błędy w raportach i prognozach pojawiają się u Ciebie często, tym bardziej jest to sygnał, że czas zmienić sposób ich wykonywania.

Ciągle organizujesz swoją pracę, a nadal masz poczucie dezorganizacji? Jest to kolejny powód do zmiany programu. W arkuszu musisz zacząć od zbudowania własnego systemu organizacji pracy. Próbujesz różnych metod, rozwijasz stworzone arkusze i w rezultacie ciągle pracujesz nad tym, żeby wiedzieć, jakie działania są priorytetowe, zamiast je realizować. W dedykowanych aplikacjach od razu po zalogowaniu zobaczysz skrót najważniejszych informacji. System sam przypomni Ci o wszystkich zadaniach i wskaże, na czym należy się skupić w najbliższych dniach.

Ostatnim powodem, ale równie ważnym, jest podział czasu pracy. Opierając pracę o arkusze Excel jesteś zmuszona/zmuszony do ich ciągłego uzupełniania. Nie znaczy to, że inny program nie będzie wymagał wprowadzenia danych, ale zdecydowanie mniej czasu poświęcisz na ich wpisywanie z tego względu, że część automatycznie zostanie przetworzona. Jest to ważne, ponieważ w codziennych obowiązkach lepiej skupić się na zadaniach sprzedażowych niż administracyjnych.

Przytoczone wyżej powody na pewno nie są jedynymi, ale wybraliśmy takie, które uważamy za najistotniejsze. Zastanów się, z którymi z nich się identyfikujesz i jakie jeszcze problemy zauważasz. Nie musisz od razu podejmować decyzji o zakupie systemu dla całej firmy. Zacznij od przetestowania darmowych wersji programów. W aplikacji VSoft Insurance Broker masz aż 30 dni na sprawdzenie, czy system odpowiada na Twoje potrzeby. Kliknij i poznaj rozwiązanie VIB!

Podziel się wpisem

Podziel się wpisem