Sprawozdania roczne w kancelarii brokerskiej to bardzo ważny proces, który nie tylko pozwala sprawdzić i ocenić kondycję spółki, ale również określić realne cele na nadchodzący rok. Przetwarzanie danych z tak długiego okresu czasu, nie należy do najłatwiejszych zadań, dlatego ważne jest, żeby przez cały rok dbać o ich prawidłowe zbieranie. Konsekwencja i skrupulatne podejście są kluczem do systematycznego spisywania najważniejszych informacji. Bez dobrych danych nie będzie dobrych raportów. Pamiętaj jednak, że każdy proces można usprawnić, choćby poprzez wykorzystanie odpowiednich narzędzi.
Jakie raporty musi stworzyć kancelaria brokerska?
Do najważniejszego i obowiązkowego raportu w kancelariach należy sprawozdanie dla Komisji Nadzoru Finansowego (KNF). W zestawieniu dla KNF znaleźć się musza m.in. informacje o liczbie zawartych polis, składkach przypisanych i zainkasowanych, jak również dane o prowizjach. Stworzenie takiego pliku wymaga więc dużego zaangażowania i sprawdzenia wszystkich działań firmy w danym okresie czasu. Najlepiej nie odkładać tego na ostatnią chwilę.
Pracownicy kancelarii, którzy korzystają z systemu VSoft Insurance Broker, mogą wygenerować taki raport automatycznie. Dodatkowo, po wyeksportowaniu raportu do Excela, oprócz arkusza z podstawowymi danymi, użytkownik znajdzie arkusz zawierający szczegółowe dane. Dostępne są m.in. informacje, o konkretnych płatnościach, które składają się na końcowy raport czy szczegóły polis. Szczegółowo zakres raportu w aplikacji VIB opisaliśmy w artykule „Raport KNF”.
Raporty wewnętrzne
Oprócz obowiązkowego raportu dla KNF warto analizować również dane wewnątrz kancelarii. Do takich danych zaliczymy m.in. raporty związane z dotychczasowym oraz prognozowanym przypisem oraz prowizją. Użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia mogą również uzyskać raport pokazujący liczbę zawieranych umów, rankingi klientów czy stopnie realizacji stawianych firmie i pracownikom celów. Wszystko zależy od tego, jakie dane zbierane są wewnątrz organizacji i co chcesz poddać analizie.
Stworzenie własnych raportów nie musi być trudne. W aplikacji VIB wystarczą Ci do tego narzędzia powszechnie znane i dostępne jak np. Excel czy Power BI. Nie trzeba też znać struktury bazy danych, ponieważ wszystkie dane są przygotowane w przystępnej formie. Jeśli chcesz wiedzieć, jak błyskawicznie stworzyć własny schemat, koniecznie zobacz nasz filmik instruktażowy poświęcony tworzeniu raportów.
Raporty ładne dla oka
Poza zebraniem danych i przygotowaniem zestawienia ważne jest również to w jakiej formie raporty przedstawimy innym osobom. Nie każdy członek zespołu posiada zmysł analityczny. Czasami też schemat jest na tyle skomplikowany, że przebrnięcie przez jego analizę wymaga dużego zaangażowania i pochłania po prostu czas. Warto przemyśleć, czy nie lepiej zaprezentować raport w innej, bardziej atrakcyjnej formie. Porównywanie tych samych danych w dwóch różnych okresach zdecydowanie łatwiejsze będzie np. w formie diagramów.
Mamy nadzieję, że świadomość obowiązku stworzenia raportów i sprawozdań kwartalnych/ semestralnych/ rocznych nie będzie prześladować naszych czytelników. Trzymamy kciuki za szybkie przebrnięcie przez ten proces. Użytkowników naszego systemu do obsługi kancelarii brokerskiej odsyłamy do modułu raportowania, gdzie znajdziecie wszystkie potrzebne schematy i automatycznie wygenerujecie potrzebne raporty.
