Wdrożenie nowego modułu rozliczeniowego w systemie VSoft Insurance Broker stanowiło dla nas wyzwanie. Nasze początkowe podejście było dość idealistyczne – zakładaliśmy pełną automatyzację procesu rozliczeń i natychmiastową eliminację ręcznego operowania danymi. Po czym miał nastąpić sukces długo wyczekiwanego projektu. Stało się jednak inaczej. Nie obyło się bez trudności. W obliczu niespodziewanych problemów musieliśmy szybko zareagować i wdrożyć plan B, elastycznie dostosowując nasze działania do potrzeb klientów. Dzięki otwartości na ich głosy i szybkiemu wprowadzaniu zmian, udało nam się osiągnąć zamierzony cel – wdrożyć automatyzację i usprawnić procesy rozliczeniowe, przekuwając to wyzwanie w cenną lekcję na przyszłość.
Początek drogi – pełna automatyzacja
Decyzja o wdrożeniu automatyzacji modułu rozliczeniowego wynikała z licznych sugestii naszych klientów oraz analiz przeprowadzanych wspólnie z nimi. Naszym celem było podniesienie komfortu korzystania z systemu i usprawnienie rozliczenia z towarzystwami ubezpieczeniowymi. Pierwotne założenia obejmowały całkowitą automatyzację procesu rozliczeń, mającą na celu wyeliminowanie potrzeby ręcznego operowania danymi. Nasze założenia wydawały się być planem idealnym. W tym przekonaniu poparły nas liczne analizy i konsultacje z klientami, które wskazywały, że jest to słuszne podejście, które pozwoli zaoszczędzić czas i zwiększyć efektywność pracy brokerów. Jednak, jak to często bywa, rzeczywistość okazała się być bardziej złożona niż przewidywaliśmy.
Idealistyczne założenia i rzeczywistość
Po wdrożeniu nowego, w pełni zautomatyzowanego modułu, zrozumieliśmy, że nasz plan był zbyt idealistyczny. Mimo przeprowadzenia pilotażu i otrzymania pozytywnego feedbacku, pełna automatyzacja systemu nie spełniła oczekiwań wszystkich naszych klientów. Nasze doświadczenie obejmuje obsługę ponad 140 kancelarii, a ich liczba stale rośnie. Wiele z nich, przyzwyczajonych do ręcznych rozliczeń, napotkało trudności w adaptacji do nowego, zautomatyzowanego środowiska. Wdrożenie wywołało utrudnienia w codziennej pracy naszych klientów, którzy dotychczas opierali swoją pracę na ręcznym korygowaniu pojedynczych wartości danych oraz korzystaniu z określonych funkcji systemu w specyficzny dla ich organizacji sposób.
Elastyczna adaptacja do potrzeb użytkowników
System VSoft Insurance Broker zawsze charakteryzował się dużą elastycznością, umożliwiając dostosowanie sposobu korzystania do indywidualnych potrzeb kancelarii. Rezygnując z ręcznego procesu rozliczeń, w pewien sposób ograniczyliśmy elastyczność systemu, która stanowiła jedną z jego zalet. Użytkownicy przyzwyczajeni do ręcznych operacji napotkali trudności w przystosowaniu się do nowego, zautomatyzowanego procesu. Zmiana okazała się zbyt nagła. Każdy miesiąc związany jest z procedurą rozliczeniową, co dodatkowo utrudniało znalezienie idealnego momentu na wdrożenie pełnej automatyzacji.
Otwartość na opinie klientów
W odpowiedzi na uwagi i sugestie klientów, zdecydowaliśmy się na wprowadzenie korekt i przywrócenie możliwości ręcznego rozliczania, jednocześnie usprawniając działanie funkcjonalności automatycznych rozliczeń. Wszelkie sugestie i uwagi użytkowników okazały się nieocenione przy dopracowaniu systemu, tak aby mógł służyć naszym klientom jak najlepiej. Proces ten pozwolił nam lepiej zrozumieć potrzeby i oczekiwania naszych klientów.
Lekcja na przyszłość
To doświadczenie wzbogaciło naszą wiedzę i pozwoliło udoskonalić nasze podejście do wdrażania nowych rozwiązań. Potwierdziliśmy, jak istotne jest stopniowe wprowadzanie zmian i precyzyjne przygotowanie klientów na nowe technologie. Nasze ambitne, zorientowane na przyszłość podejście, zakładające pełną automatyzację, spotkało się z różnorodnymi potrzebami klientów. Dostosowaliśmy się do sytuacji, szybko reagując i przywracając opcję ręcznych rozliczeń obok zautomatyzowanego systemu. Ta lekcja pozwoliła nam wyciągnąć cenne wnioski, które z pewnością wykorzystamy w kolejnych projektach.
Obecny stan i przyszłe perspektywy
Obecnie użytkownicy VSoft Insurance Broker mają pełną swobodę wyboru między ręcznymi a automatycznymi rozliczeniami, co pozwala im korzystać z systemu według własnych preferencji i wypracowanych schematów działania. Zachęcamy wszystkich do korzystania z nowych możliwości, jakie oferuje automatyzacja modułu rozliczeniowego, aby usprawnić procesy i zyskać większą kontrolę nad finansami.
Podsumowanie
Dziękujemy za wszystkie uwagi i sugestie, które pomogły nam ulepszyć nasz produkt oraz za cierpliwość i wyrozumiałość dla okresu przejściowego.
Cieszymy się, że możemy finalnie dostarczyć rozwiązanie, które spełnia oczekiwania naszych klientów i ułatwia im codzienną pracę. Wyzwania, jakie napotkaliśmy na początku, udało się przekuć w pozytywny rezultat, dzięki otwartości na opinie użytkowników, elastycznemu podejściu i chęci dostosowania się do ich indywidualnych potrzeb. To doświadczenie pokazało nam, jak ważne jest wsłuchiwanie się w głos klientów i gotowość na wprowadzanie zmian, aby zapewnić im jak najlepsze narzędzia do pracy.
