Praca brokera ubezpieczeniowego to nieustanne zmaganie z ogromną ilością dokumentacji. Codzienne zarządzanie polisami, aneksami, formularzami i raportami może pochłaniać znaczną część czasu, który można efektywniej wykorzystać na odpowiednią obsługę klientów i budowanie długotrwałych relacji. Na szczęście nowoczesne rozwiązania technologiczne, takie jak VSoft Insurance Broker, oferują skuteczne sposoby na uproszczenie i automatyzację procesów związanych z dokumentacją.
1. Inteligentne generowanie dokumentów: precyzja i personalizacja
VSoft Insurance Broker umożliwia tworzenie różnorodnych dokumentów bezpośrednio z poziomu programu, w tym faktur czy rekomendacji brokerskich. Dokumenty te mogą być automatycznie uzupełniane odpowiednimi danymi, co eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania informacji.
Elastyczność w tworzeniu i edycji szablonów dokumentów to kolejne udogodnienie. Brokerzy mogą korzystać ze standardowych szablonów, ale także edytować je lub tworzyć nowe, dostosowane do indywidualnych potrzeb. Dzięki specjalnym narzędziom, takim jak dodatki do edytorów tekstu i zestawy znaczników do kopiowania danych, proces tworzenia spersonalizowanych dokumentów staje się prosty i intuicyjny.
2. Cyfrowa wymiana dokumentów: klucz do zadowolenia klienta
System VIB znacząco usprawnia proces wymiany dokumentów z klientami, oferując proste i bezpieczne rozwiązanie w postaci Portalu Klienta. Klienci zyskują wgląd do swoich polis, płatności, szkód oraz flot, a także mogą wymieniać dokumenty z brokerem. System umożliwia brokerowi pełną kontrolę nad widocznością dokumentów dla klienta. Co istotne, broker otrzymuje automatyczne alerty o plikach dodanych przez klienta, co umożliwia szybką reakcję i idącą za tym efektywną komunikację.
3. Zaawansowane raportowanie: fundament trafnych decyzji
Zaawansowane narzędzie do analizy danych i tworzenia raportów z pewnością pomoże jeszcze lepiej zapanować nad dokumentacją. Z poziomu systemu można wygenerować różnorodne raporty, zarówno wbudowane, jak i dynamiczne. Narzędzie to pozwala na tworzenie dokumentów, które umożliwiają szybką reakcję na zmiany rynkowe, pomagają w podjęciu świadomych decyzji biznesowych, a także wspierają efektywne zarządzanie ryzykiem.
Raporty wbudowane obejmują szerokie spektrum zestawień, takich jak zbiorcze podsumowania prowizji, analizy produkcji, struktury portfela czy szkodowości. Kluczowym elementem jest także raport KNF, niezbędny do spełnienia wymogów regulacyjnych. Z kolei raporty dynamiczne, wykorzystujące protokół OData oraz popularne narzędzia jak MS Excel czy Power BI, pozwalają na tworzenie dowolnych zestawień i prezentacji danych.
4. Automatyzacja rozliczeń: precyzja bez wysiłku
Automatyczny moduł rozliczeniowy znacząco upraszcza proces rozliczeń prowizyjnych z towarzystwami ubezpieczeniowymi. Moduł ten umożliwia przetwarzanie plików prowizyjnych wraz z automatycznym porównaniem danych z pliku prowizyjnego z danymi w systemie. System także automatycznie uzupełnia informacje dotyczące płatności na umowach ubezpieczenia, aktualizując statusy rat, co pozwala na błyskawiczne monitorowanie opłaconych składek, niedopłat czy nadpłat.
Dodatkowo moduł automatycznie rejestruje faktury prowizyjne na podstawie wygenerowanych rozliczeń, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania danych. Automatyzacja procesu rozliczeń to kolejny argument za wdrożeniem systemu. Praca z dokumentacją staje się łatwa i nie tylko oszczędza czas brokerów, ale także minimalizuje ryzyko błędów.
5. Slipy brokerskie: od propozycji do polisy błyskawicznie
Program VSoft Insurance Broker to także automatyzacja procesu tworzenia i obsługi slipów brokerskich. System pozwala na rozbudowę bazy ryzyk i rozszerzeń, umożliwiając tworzenie spersonalizowanych propozycji ubezpieczenia. Broker może łatwo zestawiać ryzyka, rozszerzenia i przedmioty ubezpieczenia, a następnie generować dokument slipu na podstawie wprowadzonych danych.
System ułatwia również proces wysyłania zapytań do towarzystw ubezpieczeniowych i rejestrowania ich odpowiedzi. Na podstawie zgromadzonych danych, VIB generuje dokładne porównanie ofert w formie pliku Excel, które można przekazać klientowi wraz z automatycznie wygenerowaną rekomendacją. Po akceptacji oferty przez klienta system umożliwia szybkie utworzenie polisy bez konieczności ponownego wprowadzania danych.
