Kiedy słyszymy hasło „produktywność”, naszym pierwszym skojarzeniem powinno być nazwisko Davida Allena, urodzonego w 1945 roku amerykańskiego specjalisty w tej dziedzinie, twórcy metody zarządzania czasem Getting Things Done. Dlaczego? Ponieważ jest to jedna z prostszych i najbardziej efektywnych technik radzenia sobie z mnogością zadań do wykonania.
Moda na bycie coraz bardziej produktywnym od kilku lat mocno daje się we znaki. Często zapominamy jednak, że najlepsze są rozwiązania najprostsze. Starając się sprostać wymaganiom, wpadamy w wir usprawniania organizacji własnej pracy. Chcąc uniknąć zapomnienia o ważnych sprawach robimy notatki w wielu miejscach – w kalendarzu, smartfonie, czy na samoprzylepnych karteczkach. To wszystko sprawia, że po kilku tygodniach nasze planowanie zajęć staje się jednym wielkim chaosem, a produktywność systematycznie spada. Na szczęście blisko 20 lat temu David Allen opracował sztukę bezstresowej efektywności, którą można streścić w opisanych niżej czterech praktykach.
1. Miej jedną, globalną listę wszystkich zadań do wykonania.
Gromadzenie spisu rzeczy do zrobienia w wielu rozproszonych miejscach (na kartce, w mailach, w notatniku, w programie pocztowym itd.) nie pozwala stworzyć jednej kolejki zadań, które można układać według aktualnie obowiązujących priorytetów.
2. Jeśli realizacja danego zadania zajmie mniej niż 2 minuty, zrób je od razu.
Odwlekanie wykonania drobnych czynności powoduje, że finalnie czas na nie poświęcony jest wielokrotnie dłuższy – przyczyną tego są zmiany kontekstów czy konieczność ponownego wdrażania się w temat. Nie należy również zapominać, że zarządzania „spuchniętą” listą zadań pochłania kolejne cenne minuty.
3. Deleguj, odłóż albo zrób.
Każde z zadań umieść w którejś z tych kategorii, dzięki temu ustalisz priorytety własnej pracy. Zauważysz również, że niektóre czynności z listy to do szybciej i lepiej może wykonać np. inny członek Twojego zespołu.
4. Pielęgnuj i cyklicznie przeglądaj listę zadań.
Są sytuacje, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć lub na które nie mamy wpływu, dlatego warto wracać do listy, by weryfikować i ewentualnie zmieniać priorytety, usuwać zadania, które się zdezaktualizowały, czy kontrolować postępy ich realizacji.
Dążenie do bycia bardziej produktywnym to proces, nie oczekuj więc, że zmiany zauważysz już pierwszego dnia. Jeżeli jednak wykażesz się zdyscyplinowaniem i systematycznością przy wdrażaniu powyższych reguł, możesz być pewien, że w przyszłości:
- nie zapomnisz o niczym ważnym,
- nauczysz się skutecznie zarządzać priorytetami w swojej pracy. Pozwoli Ci to zapomnieć, czym jest poczucie przytłoczenia nadmiarem obowiązków,
- będziesz w stanie mierzyć swoją efektywność i wprowadzać dalsze usprawnienia.
Wiesz już, co trzeba zrobić, by poprawić swoją produktywność. Teraz musisz już tylko wybrać narzędzie, które pozwoli Ci trzymać wszystkie zadania w jednym miejscu. Użytkowników VIB-a gorąco zachęcamy do wypróbowania narzędzia wspierającego powyższe praktyki – Modułu zadań.
