Zacznijmy od tego, czym jest Business Intelligence (BI). Encyklopedia Zarządzania[1] podaje, że BI jest zbiorem praktyk, działań oraz technologii, które przekształcają dane w użyteczne informacje biznesowe. Istotą BI jest bazowanie na ogromnych ilościach informacji, które same w sobie nie mają żadnej wartości, natomiast zestawione razem, z zastosowaniem odpowiednich mechanizmów oraz technik prezentacji, stanowią doskonały materiał do analiz oraz przewidywań w kontekście tworzenia przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa. Standardowo osiągnięcie satysfakcjonującego rezultatu, jakim jest wyciągnięcie ze zgromadzonych danych użytecznego i miarodajnego raportu (np. sprzedaży za ostatni kwartał w podziale na jednostki organizacyjne i linie produktowe), wymaga ścisłej współpracy i znacznego zaangażowania przedstawicieli działów biznesowych i pracowników IT.
Tyle teorii, przejdźmy do praktyki.
Nie trzeba być wykształconym ekonomistą, żeby wiedzieć, że w prowadzeniu własnego biznesu najważniejsze są informacje o tym, co się w naszej firmie dzieje: jakie mamy wyniki finansowe, jakie są trendy, które produkty przestały się sprzedawać itp. Jeśli nie mamy na ten temat wiedzy, nie jesteśmy w stanie podjąć dobrych decyzji.
Wyobraźmy sobie, że dochody w naszej firmie maleją z miesiąca na miesiąc. Obserwując tylko ten jeden parametr, nie jesteśmy w stanie skutecznie zareagować, ponieważ nie wiemy, jaka jest przyczyna takiego stanu rzeczy. Musimy zatem problem zdekomponować i wykonać analizę kolejnych danych w różnych ujęciach, np.:
- Jak zmieniał się przychód w ostatnich X miesiącach?
- Jak w ostatnich X miesiącach zmieniały się koszty w rozbiciu na poszczególne jednostki organizacyjne?
- Jaki przychód w ostatnich X miesiącach wygenerowały poszczególne linie produktowe i działy?
Otrzymane wyniki porównujemy z latami poprzednimi, wyciągamy wnioski. Taka analiza pozwoli nam ustalić źródło problemu i podjąć odpowiednie działania korygujące.
Systemy informatyczne na ogół gromadzą rozproszone dane, które pozwalają wykonać powyższe analizy. Niestety rzadko kiedy rozwiązania te są wyposażone w zestaw gotowych raportów, pozwalających na zaawansowaną analitykę danych z różnych perspektyw, np.:
- czasowej,
- produktowej,
- organizacyjnej,
- procesowej.
Z pomocą przychodzą narzędzia typu self-service BI, które pozwalają użytkownikom biznesowym na samodzielny dostęp do danych i pracę z nimi. Co bardzo istotne, nie wymagają od operatorów doświadczenia w analizie statystycznej czy eksploracji danych. Narzędzia typu self-service Business Intelligence pozwalają użytkownikom filtrować, sortować, analizować i wizualizować dane bez angażowania IT organizacji. Do tego typu rozwiązań należą znany i lubiany MS Excel czy nowocześniejsze Power BI i Tableau. Pozwalają one na lepszą i szybszą wizualizację skomplikowanych danych, a co za tym idzie – ułatwiające ich analizę.
Zadaniem systemu informatycznego jest udostępnienie danych jako wsadu do analizy, a całą skomplikowaną analitykę jesteśmy już w stanie zrobić samodzielnie w narzędziu BI. W kolejnym odcinku pokażemy przykład użycia narzędzia Power BI oraz systemu VIB do analizy danych sprzedażowych w kancelarii brokerskiej.
[1] Encyklopedia Zarządzania [online] https://mfiles.pl/pl/index.php/Business_intelligence [dostęp: 12.03.2020 r.]
